Кадры
Кадровые действия при изменении фамилии работника
Опубликовано: 13.06.2019 09:46
Обновлено: 14.06.2019 09:46

Изменение фамилии работника влечет за собой внесение соответствующих изменений в документы о трудовой деятельности работника.

Перечень действий нанимателя при изменении фамилии работника может быть примерно следующим:

  • подача работником на имя нанимателя заявления об изменении фамилии;
  • издание приказа об изменении фамилии работника;
  • внесение изменений в личное дело работника;
  • внесение изменений в личную карточку работника (если такой документ ведется);
  • внесение изменений в трудовой договор (контракт);
  • внесение изменений в трудовую книжку;
  • оформление нового свидетельства государственного социального страхования;
  • уведомление государственных органов, организаций (по необходимости).

Подача работником на имя нанимателя заявления об изменении фамилии

Нормативно не установлено требований к форме сообщения работником об изменении фамилии, но на практике чаще всего используется письменная форма, например, в виде оформления заявления.

При этом следует учитывать, что обязанность работника уведомить нанимателя об изменении анкетных данных (в т. ч. фамилии) предусмотрена частью второй п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденных постановлением Совмина от 08.07.1997 № 837 (далее – Правила № 837).

Издание приказа об изменении фамилии работника

Нанимателем издается приказ об изменении фамилии работника, который служит основанием для внесений последующих изменений в документы о трудовой деятельности работника.

Внесение изменений в личное дело работника

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, в т. ч. копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) об изменении фамилии (часть первая п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2)).

Таким образом, в личное дело работника (если оно ведется) следует включить копию (выписку) приказа об изменении фамилии.

В связи с изменением фамилии работника в его личное дело также нужно внести следующие изменения:

  • на обложке личного дела старую фамилию заключить в скобки, а новую записать над ней (часть вторая п. 18 Инструкции № 2);
  • в дополнении к личному листку по учету кадров (в подп. 2.4 п. 2 «Записи об изменениях в иных учетных сведениях работника») внести сведения об изменении фамилии работника (п. 13 Инструкции № 2).

Важно учитывать, что в личный листок по учету кадров изменения не вносятся.

Внесение изменений в личную карточку работника

Если в организации на работника ведется личная карточка, то в нее следует внести сведения об изменении фамилии работника.

Внесение изменений в трудовой договор (контракт)

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор. К данным о работнике относится в т. ч. его фамилия. Во избежание расхождения сведений о работнике, содержащихся в трудовом договоре (контракте), и других документах организации, целесообразно также вносить изменения в трудовой договор (контракт). На практике с этой целью используется дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

Внесение изменений в трудовую книжку

Внесение сведений об изменении фамилии в трудовую книжку является обязательным.

Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» изменение записей в трудовой книжке о фамилии вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки. При изменении фамилии указанная ранее фамилия зачеркивается и над ней записывается измененная фамилия. Соответствующие данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

Также следует отразить сведения об изменении фамилии работника в книге учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Оформление нового свидетельства государственного социального страхования

Застрахованное лицо обязано в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) с целью последующего внесения в индивидуальный лицевой счет новых анкетных данных, повлекших изменение сведений, содержащихся в свидетельстве социального страхования. Для этого форма ПУ-1 представляется в орган ФСЗН Минтруда и соцзащиты в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных.

Ранее выданное застрахованному лицу свидетельство социального страхования подлежит возврату в орган ФСЗН и уничтожению в установленном порядке и сроки.

Уведомление государственных органов, организаций (при необходимости)

Кроме совершения вышеуказанных действий нанимателю может потребоваться уведомить об изменении фамилии работника банк, налоговые органы (например, если фамилию сменил руководитель организации), военный комиссариат (как правило, во время сверки личных карточек призывников и военнообязанных) и другие организации.